Stand: Oktober 2026
Aktenvernichtung ist die datenschutzgerechte Zerstörung von Papierakten und anderen Datenträgern, sodass sich ihr Inhalt nicht oder nur mit erheblichem Aufwand wiederherstellen lässt.
Warum Akten fachgerecht vernichtet werden
Personenbezogene Daten dürfen nicht länger als nötig vorgehalten werden, und Betroffene können unter Umständen ihre Löschung verlangen (Art. 17 DSGVO). Verantwortliche müssen zudem technische und organisatorische Maßnahmen treffen, die der Art der Daten angemessen sind (Art. 32 DSGVO). Auch die Vernichtung selbst ist eine Verarbeitung von Daten. Prüfen Sie vor dem Vernichten, ob gesetzliche Aufbewahrungsfristen noch laufen.
Schutzklassen und Sicherheitsstufen
Wie fein vernichtet wird, richtet sich nach dem Schutzbedarf. Die Norm DIN 66399 / ISO/IEC 21964 unterscheidet drei Schutzklassen und sieben Sicherheitsstufen. Je höher die Stufe, desto kleiner die Partikel. Für Gesundheitsdaten von Patienten empfehlen Ärztekammern die höchste Schutzklasse 3 mit den Sicherheitsstufen 4 bis 7.
Vernichtung durch einen Dienstleister
Beauftragen Sie ein Unternehmen, handelt es in der Regel als Auftragsverarbeiter. Dafür ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig, in dem die konkreten Sicherheitsmaßnahmen vereinbart sind. Ein bloßer Verweis auf eine Norm genügt nach der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit nicht. Das vernichtete Papier kann anschließend als Altpapier dem Papierrecycling zugeführt werden. Ausgediente Festplatten und Speichermedien gehören zum Elektroschrott, enthalten aber oft ebenfalls vertrauliche Daten.
So geht Kühl vor
Kühl bietet Aktenvernichtung an. Welche Sicherheitsstufe für Ihre Unterlagen sinnvoll ist, klären Sie vorab in der Beratung. Mehr unter Akten- & Datenträgervernichtung.
Quellen
- Datenschutzgerechte Datenträgervernichtung, 4. Auflage 2019, Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD)
- Orientierungshilfe Datenträgervernichtung entsprechend der DIN 66399, Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz (Stand Juli 2017)
- DIN 66399: Datenträger-Vernichtung, Deutsches Ärzteblatt (PRAXiS 4/2013, aktualisiert 2024)