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Aktenvernichtung und Datenträgervernichtung
Wir übernehmen die Aktenvernichtung für Unternehmen, Praxen und Behörden: Papierakten, Festplatten und andere Datenträger vernichten wir nach ISO/IEC 21964, früher DIN 66399. Wir stellen abschließbare Sicherheitsbehälter bereit, holen sie verschlossen ab und stellen nach der Vernichtung ein Vernichtungszertifikat aus.
✓ Papierakten standardmäßig nach Schutzklasse 2 Sicherheitsstufe P-4
✓ Sicherheitsbehälter von 240 Liter bis 10 m³
✓ Vernichtungszertifikat nach jedem Auftrag
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss sie löschen, sobald sie nicht mehr gebraucht werden und keine Aufbewahrungsfrist mehr gilt. Bei Papier heißt löschen: vernichten. Die Aktenvernichtung, oft auch Dokumentenvernichtung genannt, sorgt dafür, dass der Weg vom Schreibtisch bis zur Vernichtung nachvollziehbar und dokumentiert bleibt.
Wir vernichten Akten und Datenträger für Unternehmen aus Industrie, Handel und Gewerbe, für Arztpraxen, Kliniken und Pflegeeinrichtungen im Gesundheitssektor sowie für Kommunen und Behörden im öffentlichen Sektor. Wir übernehmen laufende Mengen aus dem Büro ebenso wie die einmalige Auflösung eines Archivs.
Welcher Sicherheitsbehälter passt zu Ihrer Menge?
Alle Behälter sind abschließbar und bleiben verschlossen, bis sie in der Vernichtungsanlage geöffnet werden. Welche Größe passt, hängt davon ab, wie viel bei Ihnen anfällt und ob regelmäßig oder einmalig vernichtet wird.
240 Liter
Rollbarer Sicherheitscontainer
Abschließbar und rollbar, passt neben den Schreibtisch oder in den Kopierraum. Für laufende Mengen im Büro.
660 Liter
Großer Sicherheitsbehälter
Abschließbar und rollbar. Für Abteilungen mit hohem Aufkommen und kleinere Archivbereinigungen.
7-10 m³
Absetzcontainer
Abschließbarer Deckel, Einwurfklappen auf beiden Seiten, Zentralverschluss, neutrales Design ohne Aufdruck. Für Archiv- und Standortauflösungen.
Unsicher bei der Menge? Wir schätzen sie mit Ihnen ab: ☎ 0800 4020040 (kostenlos)
Was wir vernichten, und was nicht in den Behälter gehört
✓ Das vernichten wir
- Papierakten, Verträge, Kundenkarteien, Personal- und Patientenakten
- Volle Aktenordner und Archivkisten
- Optische Datenträger: CDs, DVDs, Blu-rays
- Magnetische Datenträger: Festplatten, Magnetbänder, Disketten (Festplattenvernichtung)
- Elektronische Datenträger: SSDs, USB-Sticks, Speicherkarten
✕ Das gehört nicht hinein
- Restabfall (Restmüll), Verpackungen und Essensreste
- Batterien und Akkus
- Komplette Elektrogeräte (Elektroschrott)
- Sonderabfälle (Sondermüll) wie Farben, Lacke und Chemikalien
Unterlagen ohne Datenschutzbezug, etwa alte Prospekte oder Kataloge, entsorgen Sie günstiger als Altpapier über den Containerdienst. Der Sicherheitsbehälter lohnt sich für alles, was vertraulich ist.
Sicherheitsstufen der Aktenvernichtung nach ISO/IEC 21964
Die Norm legt fest, wie fein Datenträger vernichtet werden müssen. Sie ist 2018 aus der deutschen DIN 66399 hervorgegangen und übernimmt deren Aufbau: drei Schutzklassen für den Schutzbedarf der Daten und sieben Sicherheitsstufen für das Ergebnis der Vernichtung.
Drei Schutzklassen
- Schutzklasse 1, normaler Schutzbedarf: interne Unterlagen ohne Personenbezug, etwa Rundschreiben oder Formulare
- Schutzklasse 2, hoher Schutzbedarf: personenbezogene Daten, Angebote, Verträge, Kundenunterlagen
- Schutzklasse 3, sehr hoher Schutzbedarf: Gesundheitsdaten, Unterlagen von Berufsgeheimnisträgern, Geschäftsgeheimnisse
Sieben Sicherheitsstufen
Für Papier heißen die Stufen P-1 bis P-7. Je höher die Stufe, desto kleiner die Partikel: Bei P-4 darf ein Partikel höchstens 160 mm² groß sein, bei P-5 höchstens 30 mm². Für personenbezogene Daten (Schutzklasse 2) gilt P-4 als üblicher Standard, bei sehr hohem Schutzbedarf (Schutzklasse 3) P-5.
Papierakten vernichten wir standardmäßig nach Schutzklasse 2 Sicherheitsstufe P-4. Für Datenträger gelten eigene Stufen: H für Festplatten, E für elektronische Datenträger wie SSDs und USB-Sticks, O für optische und T für magnetische Datenträger wie Bänder und Disketten. Welche Stufe Sie brauchen, legen wir vor der ersten Abholung gemeinsam mit Ihnen fest und halten sie im Auftrag fest.
Welche Begriffe die Norm verwendet, erklärt unser Lexikon.
Von der Anfrage bis zum Vernichtungszertifikat
Was kostet eine Aktenvernichtung?
Für ein Angebot benötigen wir von Ihnen die Menge, den gewünschten Rhythmus und Ihren Standort. Erst wenn diese Punkte geklärt sind, nennen wir den Preis. Sie erhalten nach der Anfrage ein Angebot, das Bereitstellung, Abholung, Vernichtung und Nachweis enthält. Bei laufenden Mengen lohnt sich meist ein fester Turnus im Vergleich zu Einzelabholungen.
Das bestimmt den Preis
- Menge in Ordnern, Kisten oder Kubikmetern
- Größe und Anzahl der Sicherheitsbehälter
- Einmalige Auflösung oder fester Abholrhythmus
- Sicherheitsstufe und Materialart, etwa Papier oder Festplatten
- Entfernung zur nächsten Niederlassung
Für ein Angebot brauchen wir Menge, gewünschten Rhythmus und Ihren Standort. Mehr ist nicht nötig.
Datenschutz, Nachweis und was danach mit Ihrem Material passiert
Wer eine Aktenvernichtung beauftragt, bleibt für die Daten verantwortlich. Der Dienstleister verarbeitet sie in seinem Auftrag, rechtlich ist das eine Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Dafür schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Die Vorlage steht als Word-Datei im Downloadcenter. Sie füllen sie aus, unterschreiben zwei Exemplare und senden beide an Ihre Kühl-Niederlassung. Nach der Prüfung erhalten Sie ein von uns unterzeichnetes Exemplar mit allen Anlagen zurück.
Nach jeder Vernichtung erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat mit Datum, Menge, Sicherheitsstufe und Auftragsnummer, das Sie zu Ihrer Datenschutzdokumentation nehmen. Das zerkleinerte Papier geben wir als Altpapier zur stofflichen Verwertung, Metalle aus Datenträgern werden getrennt erfasst. Die Aktenvernichtung übernehmen unsere als Entsorgungsfachbetrieb nach § 56 KrWG zertifizierten Standorte. Die Zertifikate je Gesellschaft finden Sie unter Zertifikate & Auszeichnungen.
Häufige Fragen zu Aktenvernichtung und Datenträgervernichtung
Was kostet eine Aktenvernichtung?
Der Preis richtet sich nach Menge, Behältergröße und -anzahl, Abholrhythmus, Sicherheitsstufe und Entfernung zur nächsten Niederlassung. Nach Ihrer Anfrage erhalten Sie ein Angebot, das Bereitstellung, Abholung, Vernichtung und Zertifikat enthält.
Welche Sicherheitsstufe brauche ich für meine Unterlagen?
Für personenbezogene Daten gilt P-4 als üblicher Standard, bei sehr hohem Schutzbedarf wie Gesundheitsdaten P-5. Welche Stufe Sie brauchen, hängt von der Schutzklasse Ihrer Daten ab. Papierakten vernichten wir standardmäßig nach P-4. Gerne beraten wir Sie zu Ihrem konkreten Anliegen.
Wie läuft die Aktenvernichtung ab?
In vier Schritten: Sie fragen an, wir stellen abschließbare Sicherheitsbehälter, holen sie verschlossen ab und vernichten den Inhalt nach ISO/IEC 21964. Danach erhalten Sie das Vernichtungszertifikat.
Welche Behältergrößen gibt es?
Für laufende Mengen gibt es rollbare Sicherheitsbehälter mit 240 oder 660 Litern, für Großmengen gibt es Absetzbehälter in den Größen 7-10 m³.
Vernichten Sie auch Festplatten und andere Datenträger?
Ja. Wir übernehmen die Datenträgervernichtung und Festplattenvernichtung für Festplatten, SSDs, USB-Sticks, Speicherkarten, Magnetbänder, Disketten, CDs, DVDs und Blu-rays, jeweils nach der passenden Sicherheitsstufe der Norm.
Erhalte ich einen Nachweis über die Vernichtung?
Ja. Nach jeder Vernichtung erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat, das Sie in Ihre Datenschutzdokumentation aufnehmen können.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja. Die Aktenvernichtung durch einen Dienstleister ist eine Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Vorlage für den Vertrag finden Sie im Downloadcenter. Ausgefüllt und in zwei unterschriebenen Exemplaren senden Sie sie an Ihre Kühl-Niederlassung und erhalten ein gegengezeichnetes Exemplar zurück.
In welchen Regionen bieten Sie Aktenvernichtung an?
Kühl ist mit Betriebsstätten in Augsburg, Bonndorf, Efringen-Kirchen, Heidenau, Karlsruhe, Kerpen, Lauda-Königshofen, Nürnberg, Reichenbach im Vogtland und Thermalbad Wiesenbad vertreten. Alle Adressen finden Sie in der Standortübersicht.
Aktenvernichtung anfragen
Unverbindlich, kostenlos und in zwei Minuten ausgefüllt.
Lieber telefonisch? Rufen Sie uns unter 0800 4020040 an, montags bis freitags von 8 bis 16 Uhr. Weitere Leistungen finden Sie in der Leistungsübersicht, etwa Containerdienst, Sonderabfälle und Entsorgungskonzepte.